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Strukturierter Firmenbuchantrag

Ausgangslage, Zielsetzung und Lösungsansatz

Von den etwa 300.000 Firmenbuchanträgen pro Jahr können 155.000 Jahresabschlüsse bereits seit längerem strukturiert (über FinanzOnline) eingebracht werden. Lässt man die amtswegigen Anträge bei dieser Betrachtung weg, bleibt ein großes Potential von etwa 100.000 Anträgen für strukturierte Eingaben bestehen.

Die Justiz hat daher in Zusammenarbeit mit der Bundesrechenzentrum GmbH ein Visualisierungs- und Validierungsmodul für Kanzleisoftware (für Notare/Notarinnen und Rechtsanwälte/Rechtsanwältinnen) entwickelt, um die Anwender*innen bei der Erstellung und Validierung der Firmenbucheingaben zu unterstützen und eine Verfahrensbeschleunigung zu erreichen.

Durch die Validierung in der Kanzleisoftware soll ein großer Teil der aktuell 35.000 Verbesserungsaufträge pro Jahr vermieden werden. Dieses Ziel soll einerseits durch österreichweit gleiche und aktuelle Katalogdaten (Postleitzahl, Staaten, Währungen, Rechtformen, Funktionen, Rechtstatsachen etc.), andererseits durch aktuelle Basisdaten aus dem Firmenbuch erreicht werden.

Darüber hinaus werden dem Anwender/der Anwenderin vor Absenden der Eingabe an das Firmenbuchgericht Fehler- und Hinweisprüfungen durch das in der Kanzleisoftware integrierte Validierungsmodul zur Verfügung gestellt. Diese Prüfungen stimmen weitgehend mit den gerichtsseitigen Prüfungen überein, sodass fehlerhafte Eingaben bestmöglich verhindert werden können.

Durch den Visualisierungsteil des Moduls wird überdies eine bundesweite Vereinheitlichung der Darstellung der Firmenbuchanträge angestrebt. Die einheitliche Darstellung soll die Kommunikation zwischen Gericht und Einschreiter*innen bzw. deren Rechtsvertreter*innen erleichtern.

Umsetzung

Der vom Bundesministerium für Justiz gewählte Lösungsansatz wurde 2019 den Vertreter*innen der Notare/Notarinnen und Rechtsanwälte/Rechtsanwältinnen vorgestellt. Anfang 2020 wurde mit der Umsetzung begonnen, wobei stets auf konstruktive und kooperative Kommunikation mit den unterschiedlichen Herstellern von Kanzleisoftware geachtet wurde. Da die meist verwendete Rechtsform die „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ ist (GmbH, diese macht etwa 60% aller gewählten Rechtsformen aus), wurde mit der Umsetzung von strukturierten Eingaben zu GmbHs begonnen.

Seit 1. Februar 2021 ist die Eingabe von GmbH-Änderungsanträgen in strukturierter Form möglich.

Ab Mitte 2021 soll die strukturierte Eingabe von Gründungen und Löschungen von GmbHs möglich sein. Danach werden schrittweise weitere Rechtsformen unterstützt.

Ablauf bei Einbringung strukturierter Firmenbuchanträge

Änderungen zu einer bestehenden Firma setzen immer auf dem aktuellen Stand im Firmenbuch auf. Die Kanzleisoftware holt über ein Webservice einen aktuellen Auszug mit historischen Daten zu dem zu ändernden Firmenbucheintrag. Ebenso bezieht die Software über ein weiteres Webservice die aktuellsten Katalogdaten aus dem Firmenbuch und stellt diese den Anwender*innen zur Verfügung. In der Kanzleisoftware werden nun die Änderungen (geänderte Daten) in strukturierter Form auf Basis des aktuellen Firmenbuchstandes erfasst. Nach Abschluss der Erfassung wird mit dem von der Software generierten XML automatisch das von der Justiz zur Verfügung gestellte Visualisierungs- und Validierungsmodul (VIVA, Firmenbuchapplikation) aufgerufen. Dieses gleicht den aktuellen Firmenbuchstand mit den Änderungen ab, erstellt etwaige Hinweise und Eintragungshindernisse, errechnet eine Prüfziffer, visualisiert den Antragsteil „alter Stand / neuer Stand“ und ergänzt diese Teile in der XML-Struktur.

Der visualisierte Antragsteil wird dann unverändert in den schriftlichen Antrag - üblicher Weise nach dem Sachverhalt – von der Kanzleisoftware integriert. Der gesamte Antrag wird in weiterer Folge von den vertretungsbefugten Organen der Gesellschaft unterzeichnet und vom Notar/der Notarin beglaubigt in ein elektronisches Urkundenarchiv (im Sinne der §§ 91b f Gerichtsorganisationsgesetz) eingestellt.

Über den „Web-ERV“ (elektronischer Rechtsverkehr mit den Gerichten über eine Web-Schnittstelle) wird der Antrag als Urkundenarchivreferenz - gemeinsam mit dem XML-Antrag und sonstigen Beilagen - an das Firmenbuchgericht bzw. die Firmenbuchapplikation übermittelt.